Среди вопросов, которые возникают перед руководством банка учитывая важность разработки и утверждение внутренней политики относительно конфликта интересов, есть, прежде всего, четкое определение того, что такое конфликт интересов с точки зрения банка.

Внутреннее регулирование конфликта интересов по уровню лиц, на которые он распространяется, возможно, условно распределить на несколько уровней.

Первый и высочайший уровень – это уровень наблюдательного совета. Каждый член наблюдательного совета должен действовать, прежде всего, в интересах банка, а не в интересах собственного бизнеса или компании, которую он представляет, и должен раскрывать потенциальный или действительный конфликт интересов перед наблюдательным советом. В свою очередь наблюдательный совет должен информировать общие собрание  акционеров о любых выявленных конфликтах интересов и применять мероприятия по их предупреждению и недопущению в будущем.

Второй уровень, на котором должен быть также разработан план мероприятий по предотвращению и раскрытию потенциального или действительного конфликта интересов, – это уровень правления банка и уровень руководителей департаментов (управлений) банка. На этом уровне банк должен установить процедуры, по которым члены правления, руководители департаментов (управлений) банка должны придерживаться принципа беспристрастности при принятии решений. Правление должно отслеживать, предотвращать и раскрывать потенциальный или действительный конфликт интересов. Указанные действия должны, прежде всего, быть направлены на профилактические мероприятия среди персонала департамента (управления). Все сотрудники должны быть проинформированы о существующей в банке политике относительно конфликта интересов.

Наличие в банке соответствующего порядка принятия решений, относительно которых у должностных лиц органов банка есть конфликт интересов, и соблюдение его должностными лицами должны оказывать содействие объективному, прозрачному, справедливому принятию решений в интересах всех акционеров и вкладчиков банка. Условия и стоимость предмета правомочия должны быть справедливыми, т.е. такими, при которых правомочие было бы заключено на открытом конкурентном рынке между осведомленными относительно его предмета и независимыми друг от друга сторонами, которые ни одним образом не принуждены к заключению правомочия и руководствуются при этом исключительно собственными интересами.

Банк должен своевременно и доступными средствами раскрывать полную и достоверную информацию по всем существенным вопросам, которые касаются банка, с целью предоставления возможности пользователям информации (акционерам, вкладчикам, кредиторам, потенциальным инвесторам и др.) принимать взвешенные решения.

Должностные лица банка должны придерживаться внутренней политики относительно конфликта интересов. Должностные лица банка не могут выполнять любые другие функции, которые не связаны с выполнением ими своих должностных обязанностей.

Целиком очевидно, что во многих случаях более тщательная проверка состояния компании и ее документов, постоянное наблюдение за ситуацией, более высокий уровень прозрачности и законности соглашения, более раннее выявление проблемы помогли бы отвернуть дорогой и продолжительный юридический конфликт. В большинстве случаев любые нарушения прав акционера требуют принятия неотложных мероприятий, так как на протяжении упущенного акционером времени (пока он верит фиктивным объяснениям, полагается на доверие между ним и руководством компании, не желает действовать, пока не случится что-нибудь более серьезное и т.д.), его акции продаются и неоднократно перепродаются, и таким образом все сложнее и сложнее возобновлять затронутые права. Некоторые профилактические шаги очевидны, исходя из изложенных “красных флажков”, другие являются дополнением, однако в целом рекомендуются следующие мероприятия, которые всегда должны быть применены акционером:
• выполнять надлежащим образом все процедуры и формальности, поскольку даже незначительный недостаток в будущем может привести к значительному вреду;
• поддерживать полный порядок в ведении всех документов. Например, все доверенности должны быть не просрочены, надлежащим образом нотариально заверены, легализованы, переведены и т.д.;
• все оригиналы документов должны сохраняться в одном безопасном месте, а нотариально заверенные копии всех оригиналов документов – в другом месте;
• внимательно знакомиться со всей информацией, которая поступает от Компании и Регистратора, всегда отправлять свою официальную корреспонденцию с сообщением о ее получении (и сохранять квитанции о сообщении);
• немедленно подавать официальные жалобы в случае любых нарушений прав акционеров и корпоративных процедур (особенно порядка проведения собраний: регистрация, кворум, голосование и т.д.);
• внимательно следить за деятельностью компании, в том числе в печати (известны случаи, когда акционер узнавал о “размывании” своих акций из прессы);
• если у акционера есть право принимать участие в работе органов управления компании (Наблюдательный совет), следует очень серьезно относиться к такому участию – всегда направлять уполномоченного представителя и следить за действиями органа в период между его заседаниями.

Согласно Принципам корпоративного управления ОЕСР, наблюдательный совет должен присматривать за процессом выявления и управление потенциальными и действительными конфликтами интересов, которые могут возникнуть у членов наблюдательного совета, правление и сотрудников банка, включая использование активов компании в личных интересах и злоупотребление при заключении соглашений со связанными лицами . Наблюдательный совет должен распределять обязанности между своими членами таким образом, чтобы вопросы, которые несут в себе потенциальные или действительные конфликты интересов, находились в компетенции членов наблюдательного совета, которые имеют возможность принимать и выносить взвешенное решение, независимые суждения и точку зрения (независимые члены). Примером таких вопросов могут быть: финансовая отчетность; выдвижение на должность и определение размера вознаграждения должностным лицам банка (членам правления и наблюдательного совета). Члены органов управления должны раскрывать материальную заинтересованность в заключении соглашений или в вопросах, которые задевают интересы банка.

Следует отметить, что конфликт интересов может приобретать разные формы. Однако конфликт интересов не ограничивается исключительно финансовыми возможностями и преимуществами. Поэтому руководители банка должны быть очень внимательными в своих поступках и поведении.

Согласно Принципам, конфликт интересов – это расхождение между личными интересами должностного лица или его связанных лиц и ее должностными (профессиональными) обязанностями действовать в наилучших интересах банка. Конфликт интересов может, в частности, возникать, если должностное лицо или его связанное лицо является стороной договора с обществом, принимает участие в составлении и выполнении договора как представитель или посредник, получает вознаграждение от банка или от лица, которое является стороной договора и т.п..

Исходя из понятия «конфликта интересов», должностные лица банка должны добросовестно действовать в наилучших интересах банка, использовать свои полномочия и возможности, связанные с занимаемыми ими должностями, исключительно в интересах банка, его акционеров и вкладчиков.

Именно это обуславливает важность надлежащего и более полного урегулирования этого понятия в действующем законодательстве и применение в повседневной практике банковскими учреждениями.

Следует отметить, что в международной практике вопрос конфликта интересов является очень актуальным. Такие известные международные организации, как Организация по экономическому сотрудничеству и развитию (ОЕСР) и Базельский комитет по банковскому надзору (Базельский комитет) уделяют большое внимание этому вопросу. Разработанные указанными выше организациями рекомендации и принципы корпоративного управления, которые затрагивают аспекты выявления и управление конфликтами интересов, является обобщением наилучшей практики корпоративного управления. Поэтому, с целью соблюдения и приближение практики деятельности украинских банков к международным стандартам корпоративного управления, им нужно ввести основные положения документов этих организаций в свои внутренние документы и повседневную практику.

Со времени принятия Закона Украины «О хозяйственных обществах» (1991 г.) и Закона Украины «О банках и банковской деятельности» (1992 г.) начала формироваться практика деятельности коммерческих банков в Украине. За это время корпоративные отношения значительно развили, тем не менее, некоторые вопросы так и остались неурегулированными или урегулированы недостаточно. К вопросам, которые нуждаются в дополнительном урегулировании в действующем законодательстве, относится и вопрос определения, выявление и управление конфликтами интересов.

Вопрос регулирования конфликтов интересов является довольно новым для банковской системы Украины. Следует отметить, что на сегодня действующее законодательство не дает четкого определения понятия «конфликт интересов». Тем не менее, попытка законодательно урегулировать этот вопрос находит свое отображение в Законе Украины «О банках и банковской деятельности» (2000 г.) и в принятом позднее Законе Украины «О финансовых услугах и государственном регулировании рынков финансовых услуг» (2001 г.). И, если первый Закон лишь формально отмечает, что «банк обязан прилагать максимальные усилия для избежания конфликта интересов работников банка и клиентов, а также конфликта интересов клиентов банка», то последний уже определяет перечень действий, которые не следует осуществлять лицу, которое имеет конфликт интересов.

В 2003 году к урегулированию вопроса конфликтов интересов привлеклась Государственная комиссия по ценным бумагам и фондовому рынку Украины, которая 11 декабря 2003 г. Решением  № 571 утвердила «Принципы корпоративного управления Украины». Именно в указанных Принципах корпоративного управления(далее – Принципы) впервые дается определение понятия «конфликта интересов». Тем не менее, следует отметить, что Принципы являются лишь рекомендательным документом и не обязывают банки и других субъектов хозяйственной деятельности их придерживаться.

Современный корпоративный секретарь играет ключевую роль в корпоративной деятельности акционерного общества. Он является гарантом прозрачности общества. Именно от его добросовестности и профессиональности зависит успех компании. Это человек, который имеет достаточный опыт в сферах менеджмента и фондового рынка, хорошо знает бизнес компании, имеет красивые коммуникационные привычки, безупречную репутацию. Должность корпоративного секретаря связана с вопросами доверия со стороны владельцев, руководства общества, инвесторов, кредиторов, потребителей и т.д. Он всегда действует в наилучших интересах общества и его акционеров и учитывает интересы других заинтересованных лиц. Принимая во внимание значимость этой фигуры согласно наилучшей практике корпоративного управления, большой спектр функциональных обязанностей и активное участие корпоративного секретаря в решении важных вопросов общества, Планом мероприятий по реализации основных направлений развития фондового рынка Украины на 2006-2010 года, утвержденного распоряжением Кабинета Министров Украины от 7 марта 2006 г. № 131-р, предусмотрено:
• подготовку законопроектов, которые предусматривают введение в акционерных обществах должности корпоративного секретаря;
• внесение изменений в уставы акционерных обществ, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, относительно внедрения национальных принципов корпоративного управления и внесение изменений в примерный устав акционерного общества относительно внедрения должности корпоративного секретаря и обеспечение доступа акционеров к информации о деятельности обществ;
• внесение изменений в Государственный классификатор Украины ДК- 003-95 в части отображения квалификационных характеристик должности корпоративного секретаря.
На сегодня на рынке работы, в самом деле, существует проблема кадров на должность корпоративного секретаря согласно установленным требованиям. Но решить ее можно, если пойти путем обучения собственного персонала. Есть много международных курсов и других программ, которые могут быть ценным источником образования, которое может обеспечить осведомленность корпоративного секретаря об изменениях, которые состоялись или могут состояться в корпоративных отношениях, благодаря его эффективной работе. Корпоративный секретарь не выполняет сугубо исполнительные функции, он находится за пределами административной системы и подчинен непосредственно надзорному совету. Его задача шире – соблюдение всеми должностными лицами компании и ее органами управления тех процедурных требований, которые обеспечивают реализацию законных прав и интересов акционеров. Отсутствие же настолько нужного взаимодействия чаще всего приводит к корпоративному конфликту в обществе.

Несоблюдение акционерным обществом действующего законодательства на рынке ценных бумаг, о чем узнала недружественная сторона, предпосылка встречи с регулятором.
Гринмейл распространенный способ заявления о себе рейдерами, но соблюдение компанией установленных правил игры на фондовом рынке – наилучшая защита от нежелательных махинаций. Чаще всего содержание писем к ДКЦПФР является связанным с нарушением общеизвестных прав акционеров: отсутствие или несвоевременное персональное сообщение о проведении общего собрания; непредставление информации относительно повестки дня общего собрания; невыплата дивидендов акционерам; невыдача или наличие у акционеров сертификатов акций старого образца, которые не отвечают требованиям Положения о требованиях к сертификатам ценных бумаг, выпущенных в документарной форме, которое утверждено Решениям № 95 ДКЦПФР от 31 июля 1998 года (с изменениями и дополнениями); непредставление и/или не обнародование особой информации и информации о результатах финансово-хозяйственной деятельности общества за год и др.
Ведение компанией бизнеса в рамках правового поля является профессиональной обязанностью корпоративного секретаря. Если документы акционерного общества в порядке, они своевременно предоставляются акционерам и инвесторам, придерживаются регулятивные требования, с акционерами поддерживается постоянный диалог, и вообще вся система компании является прозрачной, то реализация подобных схем усложняется в несколько раз и становится нерентабельной для мошенников.

Наличие внутреннего корпоративного конфликта между группами акционеров и менеджментом является отрицательным фактором, которым в удобный миг всегда воспользуется третья сторона. Примеров из практики немало, простейший – неправильно сформулированная повестка дня общего собрания в пункте «управление активами», под которым рассматривается продажа стратегического объекта. Безусловно, что это решение собрания может быть упразднено в судебном порядке. Но пока владельцы общества узнают, и пока будет длиться судебный процесс, объект может быть перепродан другой компании, связанной с организатором соглашением.
Описанной выше ситуации можно избежать, если в обществе созданы должности корпоративного секретаря, ответственного за данное направление работы, и принято соответствующее внутреннее положение, которое регламентирует его правовой статус. Вещь в том, что выполняя функцию секретаря собрания, корпоративный секретарь координирует деятельность всех органов при подготовке, созыве и проведении общих собрания акционеров, обеспечивая юридическое оформление этого процесса. В частности, на этапе подготовки к проведению собрания он оформляет проект повестки дня согласно требованиям действующего законодательства, обсуждает его с исполнительным органом и надзорным советом, предупреждая о всех возможных следствиях. И как результат, опубликованный вариант повестки дня отвечает согласованному и утвержденному проекту надзорным советом и не вызывает недоразумений со стороны владельцев и руководства компании.

Наиболее распространенная комбинация незаконного лишения собственности, связанна с получением оригиналов или копий корпоративных документов акционерного общества и их подделкой. Чаще – это протоколы общих собрания акционеров или протоколы заседаний надзорного совета, в зависимости от того, в компетенции какого органа отнесено принятие важных решений согласно уставу общества (избрание органов управления, назначение временно исполняющего главы правления, отчуждение имущества, заключение правомочий и др.).
Корпоративный секретарь непосредственно отвечает за архив общества, в котором сохраняются правообразовательные документы (устав и изменения и дополнение к нему, свидетельство о государственной регистрации юридического лица, свидетельство о регистрации выпуска ценных бумаг общества, протоколы общего собрания, заседаний надзорного совета, исполнительного органа, ревизионной комиссии, приказы, распоряжения и т.п.), внедряет систему доступа к сведениям о деятельности общества, организует ведение журнала учета мероприятий взаимодействия с акционерами и другими заинтересованными лицами, в котором делается запись о времени, лице и типе документа, копию которого выдано. Акционерное общество должно заранее позаботиться о мероприятиях защиты своей информации для предотвращения возможности ее потери.